Der häufigste Fehler kommt vor dem ersten Workflow
Wenn ein Prozess unklar ist, fehlt der Automation die Grundlage. Unterschiedliche Sonderfälle, wechselnde Zuständigkeiten und manuelle Ausnahmen werden sonst direkt in Technik gegossen.
Das Ergebnis funktioniert vielleicht für den Idealweg, wird aber bei jeder Abweichung fragil. Deshalb versuche ich zuerst zu verstehen, was wirklich passieren soll und welche Schritte nur historisch gewachsen sind.
Meine Reihenfolge
- Prozess sichtbar machen
- unnötige Schritte entfernen
- klare Eingaben und Ergebnisse definieren
- Ausnahmen bewusst festlegen
- erst danach automatisieren
Automation ist kein Selbstzweck
Der Maßstab ist nicht die Zahl automatisierter Schritte. Entscheidend ist die Arbeit danach. Menschen sollten weniger nachfragen und weniger doppelt erfassen. Auch die Frage nach dem nächsten Schritt sollte seltener auftauchen.