Mein Kopf ist kein Ticketsystem

Ich will morgens nicht rekonstruieren, was gestern war

Wenn ich mit der Arbeit anfange, will ich nicht erst überlegen, was eigentlich noch offen war. Welche Aufgabe hatte ich angefangen? Auf welche Rückmeldung warte ich? Wo wollte ich diese Woche noch einmal reinschauen?

Natürlich könnte ich versuchen, mir das alles zu merken. Genau das möchte ich aber nicht.

Für mich gehört Arbeit nicht dauerhaft in den Kopf. Sie gehört an einen Ort, an dem ich sie sehen kann. Deshalb sind Kanbanboards aus meinem Arbeitsalltag kaum noch wegzudenken.

Eine Aufgabenliste reicht mir nicht

Eine normale To-do-Liste zeigt mir, dass etwas existiert. Das ist besser als nichts. Bei vielen Aufgaben fehlt mir dabei aber eine wichtige Information: Was passiert gerade damit?

Auf einem Kanbanboard sehe ich nicht nur die Aufgabe. Ich sehe ihren Zustand.

Etwas ist noch offen. Etwas anderes bearbeite ich gerade. Bei einer Aufgabe fehlt mir eine Rückmeldung. Eine andere muss ich in ein paar Tagen wieder prüfen.

Diese Unterscheidung klingt banal. Für mich macht sie einen riesigen Unterschied. Ich muss nicht jedes Mal eine lange Liste lesen und im Kopf rekonstruieren, was hinter den einzelnen Punkten steckt. Ein Blick auf das Board reicht meistens aus.

Warten ist auch ein Zustand

Besonders praktisch finde ich Aufgaben, bei denen ich selbst gerade gar nichts machen kann.

Ich habe jemandem geschrieben und warte auf eine Antwort. Ein Prozess läuft bereits. Eine Entscheidung fehlt noch. Vielleicht muss ich erst nächste Woche wieder prüfen, ob sich etwas verändert hat.

Solche Dinge verschwinden erstaunlich schnell aus dem Kopf. Genau das sollen sie auch.

Ich möchte nicht irgendwann plötzlich denken: Da war doch noch irgendwas.

Deshalb habe ich auf meinen Boards einen klaren Platz für Dinge, bei denen ich warten oder später noch einmal nachfassen muss. Sie sind damit nicht erledigt. Sie blockieren aber auch nicht ständig meine Aufmerksamkeit. Wenn ich wissen möchte, wo noch etwas hängt, schaue ich aufs Board.

Was auf dem Board steht, darf aus meinem Kopf raus

Das ist für mich der eigentliche Vorteil.

Ich will meinen Kopf zum Arbeiten benutzen. Nicht als Erinnerungssystem für zwanzig offene Vorgänge.

Wenn ich sicher weiß, dass eine Aufgabe zuverlässig festgehalten ist, muss ich nicht ständig daran denken. Ich kann mich auf das konzentrieren, woran ich gerade tatsächlich arbeite.

Das nimmt mir nicht die Arbeit ab. Es verhindert aber dieses unangenehme Gefühl, dass irgendwo noch etwas offen sein könnte, das ich gerade vergessen habe.

Natürlich muss ich meinem eigenen System dafür vertrauen können. Wenn ich nur jede zweite Aufgabe eintrage, funktioniert es nicht. Deshalb versuche ich konsequent zu sein. Sobald etwas relevant genug ist, dass ich später noch einmal daran denken muss, landet es auf dem Board.

Privat funktioniert das genauso

Ich nutze Kanbanboards vor allem für meine tägliche Arbeit. Das Prinzip funktioniert für mich aber genauso bei privaten Dingen.

Bei einem Umzug kann ich Aufgaben von der Planung bis zur Erledigung verfolgen. Bei einem größeren privaten Projekt sehe ich, was noch fehlt. Selbst Dinge, die ich irgendwann kaufen, prüfen oder erledigen möchte, können auf einem kleinen Board sinnvoll aufgehoben sein.

Dafür brauche ich kein kompliziertes Projektmanagement. Oft reichen ein paar Spalten und Karten vollkommen aus. Entscheidend ist nicht die Software. Entscheidend ist, dass ich jederzeit sehe, wo etwas steht.

Wenn das Board Arbeit macht, ist es kaputt

Natürlich kann man auch aus Kanban eine Wissenschaft machen.

Zwölf Spalten. Fünf Prioritätsstufen. Farben für jeden Sonderfall. Automationen. Unteraufgaben. Labels. Auswertungen.

Irgendwann verwaltet man dann das System länger als die eigentliche Arbeit. Darauf habe ich keine Lust.

Mein Board soll mir Übersicht geben. Wenn ich erst eine Dokumentation brauche, um eine Aufgabe richtig einzuordnen, ist etwas schiefgelaufen.

Ich brauche im Alltag vor allem klare Zustände. Offen. In Arbeit. Warten oder später prüfen. Erledigt. Je nach Projekt kommt vielleicht noch etwas dazu. Mehr aber nur dann, wenn es wirklich einen Zweck erfüllt.

Ein Organisationssystem sollte Arbeit aus dem Weg räumen und keine neue erzeugen.

Mein Kopf ist zum Denken da

Für mich ist ein Kanbanboard deshalb kein Produktivitätstrick und auch kein hübsches Dashboard, das man anderen zeigen kann.

Es ist vor allem ein externes Gedächtnis für meine Arbeit.

Ich sehe, was offen ist. Ich sehe, woran ich gerade arbeite. Ich sehe, wo etwas hängt und wo ich wieder reinschauen muss.

Und sobald es dort steht, darf es aus meinem Kopf raus.

Genau deshalb möchte ich im Arbeitsalltag nicht mehr darauf verzichten.